档案信息管理工作情况汇报
201x年档案工作情况汇报
根据鉴江供水建设管理处下发的关于做好档案管理工作的通知精神，积极迎省市水利部门及档案局的检查，我部对工程自开工以来的监理档案信息管理工作进行了总结，现将自查情况汇报如下：
一、档案基本情况：
1、基础设施情况。为了加强档案管理工作，我部档案资料实行专人收集、专人管理，现有档案文件柜2座，配备了微机、打印机、复印机等设备。
2、档案资料情况。档案室现有资料数量如下：
1）监理规划（1份）和各项目工序的监理实施细则23份；2）工程形象进度和完成的工程量统计报表累计20份；3）工程进度款的计量支付证书累计19份；
4）工程质量统计及进度分析、存在问题和建议等专题报告5份；5）监理旬报30份；6）监理月报22份；
7）工程监理工作总结报告2份；8）监理批复30份；
9）各种会议的会议纪要61份；10）监理通知累计48份；11)监理文件累计23份；12）监理报告11份。
3、对库存档案基本上录入电脑，实行了电子信息化管理。二、主要作法：
1、要求所有归档资料应清晰、字迹工整、表格完整，复印件不得出现歪斜、缺漏等现象，资料内不得用涂改液、胶水。资料内严禁一切金属物，采用三孔一线法，三个孔保持正确间距，间距为9.9,装订线在距案卷左边1至1.5处(以不影响查阅卷内内容及美观牢固为原则)。横写的材料一律把文件头放在装订线一侧装订。
2、分部、阶段、单位工程验收报告、验收签证、鉴定书、竣工图册、竣工图集、设计变更通知需印刷成册，装订的资料封面颜色、封面格式由上级主管部门统一，资料应写明资料的具体内容及桩号，不得采用同一案卷题名不同卷数的问题。其它原始资料（施工资料、施工记录、质保资料、单元评定资料等）采用案卷封面、卷内目录、备考表分置案卷首尾三孔一线装订，不需要用彩色封面印刷成册。
3、建立工程信息编码系统，保证工程信息的采集准确、全面和及时，运用计算机网络技术和P3软件协助快速处理和反馈，为工程建设的目标控制提供及时、准确的信息。
⑴监理文件的建立和发送
监理文件格式按本公司《信息管理规定》（ISO201x：201x监理工作质量保证体系文件）执行，并按图10.2的程序建立和发送。
拟稿核稿是否需要会签否签发是有关部门会签文件编号、打印（校核）原件存档文件的整理、移图10.2监理文件建立流程图
⑵外部文件管理程序外部文件和资料包括来自发包人、承包人和其他有关各方如上级及地方单位的资料，其管理程序按图10.2程序进行。
签收、登记、甄别设计文件（设计或设计监一般文件报表（承包人）竣工文件（承包人）退回（阅）填写文件处审批（承包格不合审查有关部门是否转发（监理是否退不合审阅格合（监理是否需处转发发回包人及有关部竣工验格合否门收监理有关转发有关单位及监理4、工程信息收集、整理、储存⑴工程信息收集
①监理工作准备阶段，由信息员负责向发包人收集工程设计文件及有关工程资料。②合同、造价监理工程师负责收集工程建设地区的原材料、燃料来源、水电供应、交通运输、劳力、工资标准等信息资料。
整理、归档图10.2外部文件管理程序图③施工过程，驻地监理工程师负责收集有关进度、质量、投资、合同等方面的信息，收集上级单位对工程建设的各种意见和指令。
④各专业监理组负责收集各种工程项目自检报告、质量问题报告、质量验收签证等。⑤工地会议信息记录将在参加会议的监理人员中指定专人进行收集整理。⑥现场每日的气象资料收集由信息员进行记录。⑵信息整理和储存制度
①监理人建立的文件，属内部信息，由信息员按《信息管理规定》的格式整理归类储存。
②工序质量验收签证类外部信息，按分部工程类别，由各专业监理组按工程档案管理规定整理储存。
③设计文件、一般文件、报表、竣工等文件信息资料按外部文件管理程序进行整理储存。
5、工程信息管理措施
⑴安排专职信息员负责信息管理
监理人将安排专职的文档管理员负责监理文件和外部文件的管理，包括文件收发、保管、整理、归档、移交、无效文件的回收处理等。
⑵所有信息均编码标识
有效信息按编码系统进行编码标识，对复制的文件标注“复印件”或“副本”标记，被替代或作废的文件标注“作废”标记，所有信息均按编码分类存档。
⑶采用计算机网络建立信息目录查询系统
按信息编码在电脑中建立信息目录查询系统，所有存档信息均录入到目录查询系统，使工程信息一目了然。
⑷及时收集、传递和整理有关信息监理人将根据工程的进展情况及时收集、传递和整理有关资料，保证信息资料与工程进度同步，充分发挥信息在动态控制中的作用，严禁在工程完工以后补做工程资料。监理资料的整理应以日常整理为基础，按编码列出目录，分类整理。整理后的资料必须内容完整、系统、准确，总监理工程师应对归档（归卷）前的资料进行审查。对于同一内容的来函及批复，正本与底稿，正文与附件，转发文与原件要合并一起归档（归卷）。
⑸严格履行收、发文登记签收手续
监理人将建立收、发文登记本，来往文件均在收、发文登记本上记录，并履行签收手续。
⑹制定档案管理规定，做好保密工作
所有信息文件一经归档，任何人借阅均须按档案管理规定手续办理，保密资料需经领导批准才能借阅。
⑺采用数码照相与计算机结合进行工程形象进度管理
监理人将采取数码照相机的先进技术，定期、定点对工程的形象进度进行拍照，并把照片附在监理月报中报送发包人。
⑻采用EXP6.0和P3软件辅助信息管理
采用合同事务软件EXP6.0、项目计划管理软件P3建立进度、投资、质量、合同管理、文档管理系统。
10.5工程信息编码⑴工程文件信息编码
工程文件信息采用三级编码，第一级表示文件类别，取文件类别名称中关键字的一个拼音字母；第二级表示文件名称，取文件名称中两个关键字的拼音字母；第三级表示文件信息序号，从“1”开始，按先后顺序编排。
文件信息的具体编码见表10.5.1例子：JTZ01第1号监理通知监理通知
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档案管理工作情况汇报
（宿迁市国家保密局）
在市委办公室的正确领导下，在市档案局的大力支持和指导下，我局认真贯彻落实《中华人民共和国档案法》，着力抓好档案管理的各项基础设施建设，使我局档案管理工作步入了科学化、规范化、制度化的运行轨道，各类档案的管理、使用工作取得了一定成效，现将我局档案管理工作开展情况汇报如下：
一、领导重视、组织健全
由于保密部门工作的特殊性，档案管理显得尤为重要，我局始终把此项工作放在重要位置，实行领导干部责任制，明确专人负责保密局档案的管理，不断创新工作方式，健全管理体制，探索符合本单位工作实际的档案管理模式。先后投入2万余元购置档案柜、档案盒、档案装订工具等，及时将文件资料清理、归档、保存。重视对档案管理人员的培训，除积极参加市档案局组织的业务培训外，还多次组织我局档案管理人员到先进单位、先进地区学习经验，交流心得，使档案管理人员业务水平和工作能力有了明显提高。
二、制度健全、管理规范
建立健全了各项档案管理制度，使档案管理工作得以有组织、有计划、有程序的开展。在原有《规章制度汇编》的基础上，完善、细化了全局档案管理的各项要求，规范、充实了《档案管理制度》的内容，使文件材料从制作、接收、传递、办理到整理、归档都进行严格的规范，实行文件一月一清理制度，详细整理每一年的各类文件资料，编制索引目录，对清理人、核对人进行登记，明确责任。
三、创新方式、提高效率
我局按档案规范化管理标准，要求全体工作人员都参与档案的收集、整理，理顺内部关系，完善各个环节的工作，消除了各部门之间相互推诿、扯皮现象，解决了管理缺位、协调不畅的问题。要求档案管理人员对未归档的文件及时清理、归档，对已归档的文件进行再次清理，建立目录索引，便于日后文件检索。在此基础上，我局还充分发挥局域网的优势，应用信息技术，建立电子目录索引，实现了文书档案目录的快速查阅和迅速传递，为各处室参阅文件资料节约了大量时间，提高了工作效率。
通过一系列的努力，我局档案管理水平有了一定的提高，档案管理工作逐步走向规范化、制度化、信息化的发展轨道，但与档案工作的标准化管理还有一定差距。在今后的工作中我们将进一步明确档案管理责任、规范档案管理制
度、创新档案管理方式，不断提高我局档案管理工作的能力和水平。
201x年9月10日
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